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Künstliche Intelligenz in Office 365 – Teil 3: Word

Künstliche Intelligenz in Office 365 – Teil 3: Word

Künstliche Intelligenz KI ist längst nicht mehr nur Zukunftsmusik. In immer mehr Alltagsbereichen findet KI Anwendung, darunter auch in der Office 365 Suite. Die uns altbekannten Office-Apps beherbergen auf einmal ganz neue Funktionen, die vorher undenkbar waren. O365 ist in der Azure-Cloud von Microsoft zuhause und nutzt KI-Services wie Azure Machine Learning oder Fähigkeiten aus dem Cognitive Toolkit. Wir zeigen in einer mehrteiligen Serie auf, wie künstliche Intelligenz in Office 365 Menschen und Unternehmen beim Arbeiten unterstützt. Teil 3 befasst sich mit der Textverarbeitungssoftware Microsoft Word.

Man sollte in Bezug auf Microsoft Word wohl weniger von einer App sprechen, sondern eher von einer internationalen Institution. Die Wurzeln reichen zurück ins Jahre 1989, als mit winword die erste Windows-Version von Word lanciert wurde. Seit damals hat sich viel getan. Eine der besten Entscheidungen in der Geschichte von Word traf Microsoft im Jahre 2007, als sie die sprechende Büroklammer endlich wieder in Rente schickten. Im heutigen Hochleistungs-Word erinnert kaum mehr etwas an den früheren Editor, der im besten Minecraft-Klötzchen-Layout daherkam.

Die KI-Funktionen in der Textverarbeitungs-App Word bauen natürlich auf dem maschinellen Erkennen und Verstehen von Sprache auf. 

 

Texte diktieren und Word das Tippen überlassen

Mit der Diktierfunktion in Office 365 Word entfällt das Tippen (fast) vollständig. Im Menuband ist die Funktion unter Start zu finden. Einfach die Diktiersprache auswählen, mit klarer und deutlicher Aussprache sprechen und schon schreibt Word wie von Zauberhand mit. Wichtig ist hierbei, dass die in der Fusszeile angezeigte Textsprache deckungsgleich ist mit der ausgewählten Diktiersprache.

Künstliche Intelligenz in Office 365 Teil 3: Word. Dank Spracherkennung kann Word akustisch diktierte Sprache automatisch in geschriebenen Text umwandeln.
Noch muss die Diktierfunktion beim Setzen von Satzzeichen unterstützt werden. Es dürfte nur eine Frage der Zeit sein, bis die Sprach-KI ausreichend trainiert wurde, um anhand der Betonung und seiner Erfahrungswerte die Interpunktion selber im Griff hat. In der Zwischenzeit ist es aber nicht nötig, die Zeichen manuell via Tastatur zu setzen. Mit den nachfolgenden Sprachkommandos kann das digitale Sekretariat zum Setzen der Satzzeichen angeleitet werden:

  • Komma = ,
  • Punkt = .
  • Ausrufezeichen = !
  • Fragezeichen = ?
  • Klammer auf = (
  • Klammer zu = )
  • Neuer Absatz
  • Neue Zeile
  • Doppelpunkt = :
  • Semikolon = ;

Die Sprache-zu-Text Funktion ist eine von verschiedenen kognitiven Leistungen, die die Azure KI im Bereich Sprache vollbringen kann. Unter dem Namen Speech Services sind verschiedene Funktionalitäten zusammengefasst. Darunter auch die Sprachsynthese (Text-zu-Sprache Funktion), dank der Applikationen auf einmal reden können. Oder auch die Übersetzung von gesprochener Sprache, welche Echtzeit-Übersetzungen in Apps und Services ermöglicht. 

Rechtschreibung, Grammatik und Stil verbessern

Die Sprach-KI aus der Microsoft Cloud unterstützt Schreibende beim Einhalten der Rechtschreibung und Grammatik und kann wertvolle Hinweise für Formulierungen geben. Werden Fehler oder Probleme erkannt, unterstreicht Word die entsprechende Stelle im Text mit einer individuellen Farbe. Rot steht für Probleme in der Rechtschreibung, blau für grammatikalische Ungereimtheiten und gold für stilistische Angelegenheiten. Mit einem Klick auf das Kontextmenu werden die Details zur einzelnen Textstelle angezeigt. Im ausgeklappten Editor sind alle sprachlichen Verbesserungspotentiale des gesamten Dokuments auf einen Blick einsehbar.

Screenshot redCLOUD Office365 mit KI-Fähigkeiten Teil 3 Word: Der Editor erkennt Rechtschreibung, Grammatik und Stil eines Textes und macht Vorschläge zur Verbesserung.

Screenshot des Office 365 Word Editors mit einem Hinweis auf einen Grammatikfehler

Sprachbarrieren überwinden und Texte maschinell übersetzen

An maschinelles Übersetzen haben wir uns dank der zahlreichen Online-Services bereits gewöhnt. Auch in Microsoft Word können Sprachbarrieren innert Sekunden überwunden werden. Einfach den gewünschten Textabschnitt markieren, über das Kontextmenu Übersetzen auswählen und den Text in der gewünschten Zielsprache einfügen.

Künstliche Intelligenz in Office 365 Teil 3: Word. Mit wenigen Klicks übersetzt Word Text automatisch in andere Sprachen

Damit die kognitive Leistung einer Sprachübersetzung in nur wenigen Sekunden vollzogen werden kann, braucht es gleich mehrere Spitzentechnologien, die im Hintergrund zusammenarbeiten. Dazu zählen Deep Learning, Big Data, Linguistik, Cloud Computing und Web-APIs. In der Disziplin des maschinellen Übersetzens kommen zwei Leitmethoden zum Einsatz: die statistische Übersetzung und die neuronale Übersetzung. Bei der statistischen maschinellen Übersetzung schaut sich die Translation Engine einen möglichst grossen Fundus an bestehenden, zweisprachigen Texten an und analysiert diese. Sie leitet anhand der Häufigkeit von Ausdrücken und Wortkombinationen Regeln ab und wendet diese Regeln auf neue Übersetzungsaufträge an. Bei der neuronalen maschinellen Übersetzung nimmt die Engine – genau wie bei der statistischen Variante – ein möglichst grosses Korpus an zweisprachigen Texten zur Hand und leitet durch maschinelles Lernen die Bezüge zwischen den beiden Sprachen her.

Der Übersetzungs-Service von Microsoft kommt neben Word auch in vielen weiteren Produkten vor wie beispielsweise Bing, Teams oder Microsoft Edge. 

Informationen strukturieren, anreichern und formen: Word Ideas

Exklusiv in Microsoft Word online steht die Funktion «Word Ideas» zur Verfügung. Ideas geht weit über die Fähigkeiten des Rechtschreibungs- und Grammatikeditors hinaus. In Ideas zeigt sich, dass die Sprach-Algorithmen aus der Azure Cloud die Bedeutung ganzer Textabschnitte verstehen können. Schon während des Schreibens schlägt Word Ideas vor, wie einfachere Strukturen verwendet oder geschlechtsneutrale Formulierungen umgesetzt werden können. Eine Hilfefunktion in Word Ideas erklärt Akronyme oder «übersetzt» undurchschaubaren Jargon. Besteht eine Firmeneigene Wissensdatenbank mit Microsoft Graph, können auch Firmeneigene Akronyme miteinbezogen werden. Das Programm ist zudem in der Lage, die in einem Text enthaltenen Schlüsselargumente zu erkennen, die es dann automatisch zu kurzen Absätzen zusammensetzt, die sich perfekt zum Schnelllesen eignen. 

Screenshot redIT Office 365 mit KI-Fähigkeiten Teil 3 Word: Word Ideas erkennt den Sinn ganzer Texte, fasst diese Zusammen und macht Vorschläge für eine bessere Schreibe

Fazit

Die Office 365 Suite wird dank künstlicher Intelligenz aus der Microsoft Cloud immer leistungsfähiger. Genau wie in PowerPoint oder Excel hat auch Word verschiedene Funktionen erhalten, die die Fähigkeiten der KI-Algorithmen eindrücklich demonstrieren und das Kreieren von korrekten, stilistisch ansprechenden und verständlichen Texten einfacher machen. Dass künstliche Intelligenz KI für Microsoft ein Schlüsselthema ist, wurde unter anderem an der Ignite 2019 in Las Vegas erneut deutlich (besonders am Projekt Cortex). Man darf damit rechnen, dass die KI-Funktionen in Microsoft 365 und damit auch in der Office Suite laufend an Leistungsfähigkeit gewinnen werden.

Über den Autor
Marco Peter
Von Haus aus Texter und Journalist, heute als Contentprofi am Marketing machen für die ganze beelk-Gruppe. Glaubt ungebrochen an die Kraft von spannenden Geschichten! Spricht fliessend Digital, fotografiert leidenschaftlich, rennt, klettert, übernachtet im Zelt und fährt einen VW-Bus.

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